Az iratok kezelése megoldandó feladat

Az iratok mindenkit körül vesznek nemcsak otthon, de a munkahelyen is, különösen az irodákban. Habár az utóbbi években egyre jobban előtérbe kerül és nagyobb hangsúlyt kap az online ügyintézés – hiszen az adóbevallás benyújtása is elektronikusan történik, – azért a papír hegyektől még mindig nem tudunk megszabadulni.

A munkahelyeken különös fontosságú, hogy naprakészen tudjuk tartani az aktákat, iratokat, beadványokat úgy, hogy azonnal előkereshetőek legyenek. Ehhez a számítógépes nyilvántartás mellett szükség van arra is, hogy megfelelő körülmények között tartsuk a dokumentumokat. Ebben hathatós segítséget nyújt egy olyan iratrendező, melyben lefűzhetjük azokat a papírokat, melyek a hivatali munka során keletkeznek.

Az iratok szakszerű tárolása

A megfelelő és hatékony ügyintézés érdekében elsődleges szempont, hogy az iratkezelés áttekinthető, átlátható, azonosítható legyen. Az iratok mindig valamilyen információt hordoznak, fontos szerepet töltenek be, ezért mindenképpen szakszerűen kell azokat tárolni.

Az egymás tetejére helyezhető irattárcák kevés helyet foglalnak el, és praktikusak. Különösen az ügyfélszolgálati irodákban hasznosak, mert a nap folyamán keletkezett beadványokat azokban lehet tárolni, amig nem kerülnek végleges helyükre. Élénk színükkel és fényes felületekkel vonzzák a tekintetet. Lépcsőzetes elrendezésük és a nagy tálcakivágás megkönnyíti a dokumentumok belehelyezését és kivételét. A magasabb falúakba bátran pakoljunk több lapot, nem fog megrepedni, elpattanni, mert strapabíró anyagból készült.

A még folyamatban lévő, illetve olyan elintézett aktákat, melyek még nem kerülhetnek irattározásra, tarthatjuk a későbbiekben gyűrűs könyvekben, mappákban. Az emelőkaros, szorító lemezzel ellátott iratrendező különösen alkalmas erre a feladatra. Szintén az iroda dísze lehet, ugyanis többféle színben kapható. Évekig használható, mert a sarkokat és éleket fém védelemmel látták el. A gerincén lévő címke szükség esetén cserélhető.

A 6 cm széles, formatervezett irattartó papucsokban tárolhatjuk a mappákba lefűzött dokumentumokat vagy szakmai lapokat, belső utasításokat, katalógusokat. A gerincen lévő kihúzólyuk segíti a könnyű leemelést a polcról. Tervezzünk rá egyedi címkét, hogy már kívülről is láthassuk a benne lévő tartalmat.